Riihessä ropsautellaan

Elokuu on puimisen aikaa. Vaikka nykyaikaiseen mielenmaisemaan kuuluukin erityisesti puimakoneiden naksutus, on riihipuinti toisinaan hyvä vaihtoehto ainakin aivoriihen muodossa. Ja ROPS on muutakin kuin Rovaniemen Palloseura.

Eilen kirjoittelin HOPSista eli henkilökohtaisesta opiskeluohjelmasta. Niin arvokas asia kuin opiskelun pitkälle viety henkilökohtaisuus onkin, siinä on joitakin varjopuolia. Tärkein niistä on se, että työelämässä ei henkilökohtaistamista sinällään kovin suuressa määrin korosteta. Työtehtäviä ei ensisijaisesti muokata työntekijää varten, vaan työntekijän on kohtuullisessa määrin sopeuduttava tehtävien vaatimuksiin. Opiskelun ja työelämän välisiin eroavuuksiin henkilökohtaistamisen problematiikassa ovat kiinnittäneet huomiota ainakin ammatillisista oppilaitoksista työvoimaansa rekrytoivat työnantajat. Tämä on tullut esiin mm. kesäkuun alkupäivinä Opetushallituksen järjestämässä Aikuiskoulutuksen henkilökohtaistaminen -projektin teemaseminaarissa.

Toinen liiallisen henkilökohtaistamisen ongelma liittyy sosiaalisten valmiuksien kehittämismahdollisuuksien heikkenemiseen. Perinteistä koululaitosta on toisinaan aivan aiheesta syytetty ihmisten kasvattamisesta samaan muottiin. Tasapäistäminen ja liiallinen yhdenmukaistaminen ei ole hyvä asia. Mutta toisaalta hyvä asia ei ole sekään, jos ihmisen kasvattamista normaalin, sosiaalisessa ympäristössä toimivan ihmisyyden muottiin ei pidetä edes tavoiteltavana. Opiskelun tulisi antaa valmiuksia toimia yhteistyössä muiden ihmisten kanssa jo siksi, että lähes minkä tahansa työn menestyksellinen hoitaminen edellyttää yhteistyökykyjä, normaaleista arkielämän ja muiden ihmissuhdekuvioiden vaatimuksista puhumattakaan.

Yltiöhenkilökohtaistamisen ja samaan muottiin valamisen eräs suhteellisen uusi välimuoto ovat ryhmäkohtaisiin opiskeluohjelmiin eli ROPSeihin pohjautuvat koulutusjärjestelyt. Tätä menetelmää ei ole vielä virallistettu samalla tavalla viranomaisten määräyksiksi kuin esimerkiksi HOPS- ja HOJKS-käytänteitä. ROPSin avulla voidaan laatia opiskeluohjelma pienryhmälle tai pienten luokkakokojen ollessa kyseessä vaikka koko opetusryhmälle.

ROPSien laatimisen avulla koulutustoiminnassa päästään valmiiksi laadituista jäykistä opetussuunnitelmista siihen, että opiskelijat itse pääsevät vaikuttamaan opetuksen aihealueisiin ja painopisteisiin. Tätä asiakas- eli oppijakeskeistä näkökulmaa kutsutaan joissakin sitä soveltavissa oppilaitoksissa termillä "instruction on demand". Tulkoon samalla mainituksi, että perinteiset opetussuunnitelmatkin ovat tarpeen, jotta niiden avulla voidaan selvittää opiskelijoille koulutuksen tavoitteita ja antaa virikkeitä ROPSien laatimiseen. Epäilemättä eri oppilaitosmuodoissa on myös koulutusaloja ja opetusryhmiä, joissa ROPS-ideaa ei voida järkevästi soveltaa, vaan opetusaiheet annetaan valmiina. Esimerkiksi toisen asteen ammatilliset perustutkinnot ovat luonteeltaan tällaisia: eihän perustutkintoa suorittamaan tulevan opiskelijan voi ajatella tietävän paljonkaan siitä, millaista osaamista ammatissa todellisuudessa vaaditaan. Toisella asteella sen sijaan esimerkiksi ammattitutkinnot ovat ROPSeille soveltuva kohde, koska opiskelijoilla on pääsääntöisesti taustalla alan perustutkinto ja/tai kohtuullinen työkokemus.

ROPSin laatimisessa voidaan käyttää lähes mitä hyvänsä osallistavia ryhmätyömenetelmiä, joilla voidaan taata tasapuolinen mielipiteiden ja näkemysten esille tuleminen.

Yksi soveltuva tapa ROPSin ideointiin on nimeltään hiljainen aivoriihi. Se ei useiden muiden ryhmätyömenetelmien tapaan suosi puheliaita, sosiaalisesti erityisen lahjakkaita, manipuloivia tai autoritatiivisia persoonia, koska ideoijat eivät saa neuvotella keskenään ideoiden arvosta tai muista vastaavista seikoista. Ideoijilta ei kuitenkaan vaadita laajoja kirjallisiakaan taitoja, koska ideat on tarkoitus kirjata mahdollisimman lyhyesti ilman perusteluja. Pyrin seuraavassa kuvaamaan hiljaisen aivoriihen työskentelymenetelmää. Sitä voi muuten menestyksellisesti hyödyntää myös erilaisissa tiimijohtamisen käytännöissä.

Hiljainen aivoriihi

Hiljainen aivoriihi on tehokas ja nopea ideointimenetelmä aiheeseen, josta ideoijilla on jo valmiiksi ennakkotietoja. Se vaatii vain vähän materiaalisia edellytyksiä tai valmistelutyötä. Koska menetelmä on melko nopea, on toivottavaa, että ideoitavista asioista on etukäteen keskusteltu virikkeitä herättävässä mielessä esimerkiksi edellisenä päivänä, jolloin aivoriihen jäsenillä on ennakkovalmiuksia tuottaa ideoita. Täysin vieraan aiheen ideointiin hiljainen aivoriihi ei kovin hyvin sovellu.

Hiljaisen aivoriihen ideointimenetelmää varten opiskelijaryhmä jaetaan muutaman hengen pienryhmiin. Ryhmien lukumäärä määräytyy sen mukaan, montako eri aihetta on ideoitavana. Tarkoitus on, että yksi ryhmä vuorillaan ideoi yhtä aihetta. Pienryhmät voivat työskennellä keskenään samassa tilassa, koska työskentelytapa ei aiheuta tarpeettomia hälyääniä. Työtilan koko määräytyy pienryhmien koon ja lukumäärän mukaan. Riittää, kun jokaisen pienryhmien kaikilla jäsenillä on riittävästi tilaa kirjoittamiseen. Ryhmän jäsenten on lisäksi sijoituttava niin, että he voivat vaihtaa papereita keskenään äänettä, nopeasti ja helposti.

Hiljaisen aivoriihen ideointimenetelmässä on kaksi päävaihetta:
A) Ideointivaihe
B) Arviointivaihe


A) Ideointivaihe

Ideointia varten aivoriihen vetäjä on kirjoittanut jokaisen ideoitavan kohteen omalle paperilleen. Toisin sanoen papereita on yhtä monta kuin ideoitavia kohteita. Koska myös ryhmiä on yhtä monta kuin ideoitavia kohteita, tulee jokaiselle ryhmälle kerrallaan vain yksi paperi. Paperien sekaantumisen välttämiseksi paperit voivat olla eri värisiä tai muutoin helposti erotettavissa toisistaan. Muutoin paperit voivat olla tyhjät, jotta ideoijille jää riittävästi tilaa ideoiden kirjaamiseen ja arviointiin.

1. Ideoinnin aluksi aivoriihen vetäjä antaa toimintaohjeet. Ohjeen antamiseen riittää suullinen neuvonta. Työskentelytavasta kerrotaan sen pääpiirteet sekä ajankäyttö. Erityisesti on korostettava sitä, että pienryhmien jäsenten ei tule neuvotella keskenään eikä muiden ryhmien jäsenten kanssa ideoitaessa. Tässä mielessä hiljainen aivoriihi eroaa suuresti tavanomaisista ryhmätyömenetelmistä. Ideoijia on myös rohkaistava ennakkoluulottomaan ideointiin korostamalla sitä, että aivoriihessä esitettyjen ideoiden joukossa ei ole oikeita tai vääriä ratkaisuja vaan lähtökohtaisesti kaikki esitetyt ideat ovat yhtä hyviä. Mikäli ideoitava aihe ei ole ideoijille hyvin tuttu, ei kannattane painottaa suuresti myöskään aiheen rajausta. Aivoriihen vetäjän antamissa työskentelyohjeissa on myös hyvä painottaa työmenetelmän johdettua luonnetta. Toisin sanoen vetäjä määrää, milloin ryhmät vaihtavat papereita keskenään ja milloin työskentely lopetetaan.

2. Kun ohjeet on annettu, aivoriihen vetäjä jakaa paperit ryhmille, yhden paperin kullekin. Paperin ensiksi saanut pienryhmän jäsen kirjoittaa yhden mielensä tulevan paperin aihepiiriin liittyvän idean, mikäli sellaisen keksii ja sen jälkeen luovuttaa paperin seuraavalle. Tämä kirjoittaa yhden oman ideansa ja antaa paperin seuraavalle ryhmän jäsenelle jne. Ryhmän jäsenen ei kannata miettiä kovin pitkää aikaa, vaan paperin on hyvä kiertää melko nopeasti ryhmän sisällä. Paperi voi työskentelyajan puitteissa kiertää ryhmässä useammankin kerran. Liian monta kierrosta yhden ryhmän sisällä on kuitenkin varottava, jotta aihetta ei "puristeta" kuiviin heti ensimmäisessä sitä käsittelevässä ryhmässä. Tarvittaessa vetäjä voi puuttua paperin kierrätysnopeuteen ja kierrosten määrään. Selkeitä suosituksia ajankäytöstä on vaikea antaa. Tämän vuoksi ideoijille annettavassa ohjeistuksessa ei kannata liiaksi painottaa käytettävissä olevaa aikaa. Aivoriihen vetäjän on tehtävä ajankäyttöratkaisut ideoitavien aihepiirien ja ryhmän toiminnan mukaan.

3. Kun paperit ovat kiertäneet pienryhmien sisällä riittävästi, vetäjä määrää paperit vaihdettavaksi ryhmien kesken. Tämän jälkeen kukin ryhmä menettelee saamansa uuden aihepiirin suhteen samalla tavalla kuin vaiheessa 3 on kuvattu. Lopuksi papereita vaihdetaan jälleen ryhmien kesken niin kauan, kunnes jokainen paperi on kiertänyt jokaisessa ryhmässä. Sekaannusten välttämiseksi vetäjän on hyvä määrätä paperien kiertosuunta ryhmältä toiselle. On luonnollista, että kunkin aihepiirin viimeiseksi käsiinsä saanut ryhmä tuskin on enää kovin tuottelias, mutta aivan lopussakin voidaan saada arvokkaita ideoita. Voi jopa käydä niin, että alussa kirjatut ideat toimivat vielä loppuvaiheessa uusien ideoiden lähteenä.


B) Arviointivaihe

Arviointi suoritetaan ideoijien omana vertaisarviointina. Aivoriihen vetäjän ei tule ottaa arvioivaa roolia, vaikka hän muutoin toimiikin ideointitilanteen johtajana.

Ennen arviointivaiheen alkamista aivoriihen vetäjän kannattaa merkitä jokaiseen paperiin tulleet ideat juoksevalla numeroinnilla ja merkitä samat numerot myös paperin alalaitaan tai kääntöpuolelle. Tämä esimerkiksi pienen tauon aikana tehtävä työ helpottaa arvioijien työtä.

Arviointiohjeet annetaan esim. suullisesti ennen arviointivaihetta. Arviointimenetelmä muistuttaa ideointimenetelmää, joten ohjeiden antamiseen ei kulu kauaa. Tärkeintä on kertoa, monelleko idealle kukin arvioija voi antaa ääniä sekä se, miten annetut äänet merkitään. Esimerkiksi jos jokaisen arvioijan tarkoitus on antaa ääniä kahdelle idealle aihepiiriä kohti, voidaan sopia, että arvioija kirjoittaa kaksi rastia parhaana pitämänsä idean ja yhden rastin toiseksi parhaana pitämänsä idean numeron kohdalle. Liian monimutkaiseksi arviointia ei kannata tehdä lisäämällä annettavien äänien määrää suureksi. Vetäjä voi myös korostaa arvioinnin subjektiivisuutta ja sitä, että jokainen annettu arvio on yhtä tärkeä. Myös arvioinnin hiljaista työskentelytapaa on hyvä korostaa, jotta turhia neuvotteluja arvioiden validiudesta ja tarpeetonta itsekriittisyyttä ei ryhmän jäsenten kesken synny.

Tämän jälkeen paperit lähetetään kierroksille ryhmiin samaan tapaan kuin ideointivaiheessa. Erona ideointiin on se, että arvioitaessa ryhmän sisällä riittää yksi kierros, jonka aikana jokainen antaa omat äänensä parhaina pitämilleen ideoille.

Kun jokainen paperi on tehnyt arviointikierroksen jokaisen ryhmän sisällä, on arviointi valmis. Aivoriihen vetäjä laskee annetut äänet ja laatii ainakin eniten ääniä saaneista ideoista koosteet aihepiireittäin esimerkiksi piirtoheitinkalvolle tai tussitaululle.

Riippumatta siitä, mitä tarkoitusta varten aivoriihi on pidetty, on ideoijien tärkeää saada tietää ideoinnin tulokset ja suosituimmat ideat. Mikäli jokin idea on esimerkiksi käytännön resurssien puolesta selvästi mahdoton toteuttaa - mitä ei välttämättä tapahdu, kun aihepiirit ovat ideoijille riittävän tuttuja - on tämä hyvä mainita tässä vaiheessa, mutta korostaen idean arvokkuutta sinänsä.